MENANDLIFE AWARDS 2024
MENANDLIFE AWARDS 2024

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email chính là: viết quá nhiều.

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Jeff Weiner – CEO Linked In. Ảnh: linkedin.com

Trong cuộc phỏng vấn gần đây với tờ CNBC, Jeff Weiner – CEO mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất thế giới Linked In đã chia sẻ những suy nghĩ của ông về nhiều chủ đề kinh doanh khác nhau, trong đó có những điều ông học được về giao tiếp qua email sau nhiều năm làm việc.

Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email. Đó chính là: viết quá nhiều.

“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan trọng như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng nhiều câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Mọi người sẽ đang trông đợi vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ phải gửi nhiều email hơn. Rồi các phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình trao đổi ấy", Weiner nhìn nhận.

Trong chuỗi email phản hồi qua lại ấy, theo Weiner, chúng ta đều rất dễ mắc phải một lỗi trong khi trả lời email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính "khiêu khích". Đó có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tấn công vì một điểm nội dung nào đó trong mail. Và rồi chúng ta lập tức soạn ra một bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, có khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tấn công khi không nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.

Vậy giải pháp là gì?

“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner nói.

“Thông thường, có những tình huống căng thẳng xảy ra, mọi người sẽ gửi email để thể hiện ý kiến của bản thân. Tuy nhiên, họ lại không đủ tỉnh táo để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì vậy, rất có thể trong nội dung email gửi đi có những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email căng thẳng tiếp tục được gửi qua lại, cho đến khi một trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp với nhau”. Trong các tình huống tương tự, điều tốt nhất là trực tiếp trao đổi với nhau, thay vì qua email, để bạn có thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc căng thẳng. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.

Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến cách thức xử lý công việc thông minh, đó còn là một khía cạnh trong phát triển trí thông minh cảm xúc nơi mỗi cá nhân.

Vậy, khi nào thì chúng ta nên dùng email? Khi nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ tốt hơn? Nếu bạn còn băn khoăn với những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:

1.    Viết email và lưu nháp

Trong những tình huống căng thẳng, hãy soạn email nhưng không gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện có bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn có thể nhìn nhận suy nghĩ của bản thân tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tìm ra cách diễn giải chính xác ý định của mình trong email gửi đi.

2.    Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn

Nếu cuộc thảo luận đang ở hồi cấp thiết, hãy dành ít nhất 5 phút tạm ngưng email. Bạn có thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút tạm dừng giữa lúc căng thẳng thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo nên một khác biệt rất lớn.

Trong trường hợp không quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để bình tĩnh lại.

3.    Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận

Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:

•    Tôi có đang viết dài dòng không?

•    Email này có điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?

•    Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu trả lời xác đáng không?

•    Liệu có thông tin nào trong email này có thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, có thể làm người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?

•    Có thông tin thừa nào tôi có thể xóa khỏi nội dung email không?

•    Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được tốt hơn không?

Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được có nên gửi email đã soạn đi không. Hãy nhớ, email cần có nội dung súc tích, sáng tỏ hết mức có thể. Thực tế, nếu bạn vẫn chưa quyết định được lúc này nên trao đổi qua mail hay điện thoại thì chỉ cần gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:

Chào (tên người nhận), chúng ta cần trao đổi thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?

Kết

Bất kể bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là một hình thức liên lạc cần thiết. Vì vậy, hãy học cách sử dụng chúng phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân rất nhiều thời gian lẫn năng lượng khi làm việc.

Theo Doanh nhân Sài Gòn



Bình Luận

Aventus – Khi quyền lực và hương thơm thăng hoa trong mùa Giáng Sinh

Nước hoa Aventus và nến thơm Aventus là biểu tượng quyền lực và tinh tế của Creed. Bộ đôi mang hương gỗ, trái cây đặc trưng, là món quà Giáng Sinh hoàn hảo cho người đàn ông bản lĩnh. Ngoài ra, Creed còn có các nến thơm khác như Silver Mountain Water, Vanisia, Toscana,... giúp thổi hồn hương xa xỉ vào không gian sống.

Parfums de Marly - Di sản mùi hương từ hoàng gia trong nhịp sống hiện đại

Từ ánh hào quang của cung điện Marly đến những cuộc phiêu lưu táo bạo và vẻ đẹp tân cổ điển, Parfums de Marly tiếp tục viết nên câu chuyện mùi hương mang tinh thần quý tộc đương đại. Hai sáng tạo mới – Castley và Valaya Exclusif – là sự tái hiện đầy tinh tế của thế kỷ 18 qua lăng kính hiện đại: một mùi hương cho người đàn ông không ngừng chinh phục, và một bản hòa âm mềm mại tôn vinh nét nữ tính bí ẩn.

Giải Golf “Kết nối đầu tư” lần I – 2025: Thể thao, kết nối và trách nhiệm xã hội

Hưởng ứng Cuộc vận động “Toàn dân rèn luyện thân thể theo gương Bác Hồ vĩ đại”, Hiệp hội Nghiên cứu, Tư vấn về Chính sách, pháp luật cho hoạt động đầu tư tại Việt Nam (AVRCIPL) phối hợp cùng ấn phẩm Men&life, công ty DTN Communication tổ chức Giải Golf “Kết nối đầu tư” lần thứ I – năm 2025, diễn ra ngày 19/12/2025 tại Sân Golf Tân Sơn Nhất (TP. Hồ Chí Minh).

Thăng hoa trong mọi khoảnh khắc của ngày trọng đại với The Reverie Saigon

Có những khoảnh khắc được xem là định mệnh, có những câu chuyện tình yêu được dệt nên thành tình ca đầy cảm hứng. Để hiện thực hóa giấc mơ lộng lẫy đó, The Reverie Saigon mời bạn khám phá những chất liệu hoàn hảo dành cho ngày chung đôi.

Monotheme Classic – Khi những cánh hoa kể chuyện

Từ Venice – cái nôi của nghệ thuật và hương thơm, Monotheme Classic Collection là bản hòa ca của những loài hoa thanh tao và biểu tượng nữ tính. Mỗi mùi hương là một đoản khúc cảm xúc, lưu giữ vẻ đẹp vượt thời gian qua những tầng hương mềm mại và tinh tế.

HUAWEI WATCH Ultimate 2 chính thức ra mắt tại Việt Nam, nâng tầm những cuộc phiêu lưu

Nhóm Kinh doanh Tiêu dùng Huawei chính thức mở bán HUAWEI WATCH Ultimate 2 tại Việt Nam. Là chiếc đồng hồ thông minh đầu tiên trên thế giới hỗ trợ liên lạc bằng sóng âm dưới nước, WATCH Ultimate 2 mang lại sự an toàn và tiện lợi vượt trội cho những cuộc lặn biển. Được chế tác từ kim loại lỏng zirconium bền bỉ, thiết bị có khả năng kháng nước ở độ sâu 150 mét và tích hợp các tính năng về âm thanh. Với hệ thống ăng ten mới giúp tối ưu kết nối cả trong điều kiện môi trường khắc nghiệt, HUAWEI WATCH Ultimate 2 hứa hẹn sẽ trở người bạn đồng hành lý tưởng cho những ai yêu thích khám phá thiên nhiên và chinh phục thể thao mạo hiểm.

Lễ hội Ẩm thực & Rượu vang Hồng Kông 2025: Tôn vinh hương vị Quảng Đông cùng dàn đầu bếp Michelin

Từ ngày 23 – 26/10/2025, Hồng Kông chào đón Lễ hội Ẩm thực và Rượu vang 2025, một trong những sự kiện ẩm thực được mong chờ nhất châu Á. Sự kiện biến bến cảng Central Harbourfront thành một không gian ẩm thực hoành tráng hội tụ những món ăn đỉnh cao, rượu vang thượng hạng và những màn hợp tác đẳng cấp giữa các đầu bếp trứ danh.

fēnix 8 MicroLED – Chuẩn mực hiển thị mới trên đồng hồ thể thao thông minh

Việc ra mắt fēnix 8 MicroLED một lần nữa khẳng định vị thế tiên phong của Garmin trong ngành thiết bị đeo. Garmin là thương hiệu đầu tiên tích hợp thành công màn hình MicroLED vào một chiếc đồng hồ thông minh. Đây được xem là một cột mốc quan trọng, bởi MicroLED là công nghệ hiển thị tiên tiến bậc nhất, đòi hỏi quy trình sản xuất với độ chính xác ở cấp độ bán dẫn.

Sự kiện  “FEEL AT HOME, BESPOKE LIVING”: Lema mang tinh hoa thiết kế Ý đến Việt Nam

EuroStyle, đại diện phân phối độc quyền của Lema tại Việt Nam, long trọng tổ chức hai sự kiện phong cách sống vào 23/10 và 25/10 tại EuroStyle Saigon và EuroStyle Heritage Center, với sự hiện diện của ông Angelo Meroni – Chủ tịch Lema và là thế hệ thứ hai của gia tộc Meroni - nhà sáng lập Lema. Chuỗi sự kiện đánh dấu bước tiến quan trọng trong hành trình của Lema tại Việt Nam,  mang đến cho khách mời cơ hội trải nghiệm tinh hoa thiết kế Ý và khẳng định vị thế ngày càng vững chắc của Việt Nam trên bản đồ xa xỉ toàn cầu.

Wyndham Hoi An Royal Beachfront Resort & Villas - Trải nghiệm nghỉ dưỡng 5 sao đẳng cấp bên bờ biển An Bàng

Tôi từng nghĩ Hội An chỉ có phố cổ, những mái nhà ngói rêu phong và con đường vàng ánh nắng in bóng hàng hoa giấy. Nhưng Hội An thực ra không chỉ có phố cổ và những con đường làng, Hội An còn có những bãi biển rất đẹp như Hà My, An Bàng, Cửa Đại, và trong đó, An Bàng được mệnh danh là một trong những bãi biển đẹp nhất hành tinh, nơi toạ lạc của Wyndham Hoi An Royal Beachfront Resort & Villas – khu nghỉ dưỡng biển 5 sao sang trọng.

Hành trình trải nghiệm New York cùng TUMI tại Việt Nam

TUMI thổi bùng nguồn năng lượng tươi mới và tinh thần sáng tạo của New York đến TP. Hồ Chí Minh qua sự kiện ra mắt Bộ sưu tập Thu 2025 và không gian pop-up TUMI tại Saigon Centre. Đêm tiệc đánh dấu cột mốc 50 năm hành trình đầy cảm hứng của TUMI, đồng thời gửi lời tri ân gửi đến New York – thành phố được ví như trái tim sáng tạo và nguồn cảm hứng bất tận cho tinh thần thiết kế của mùa này.

Longines Primaluna 2025 – Di sản Thụy Sĩ gặp gỡ tinh thần thanh lịch của phụ nữ hiện đại

Nhân dịp Tháng Phụ nữ Việt Nam, Tạp chí Nữ Doanh Nhân phối hợp cùng Longines tổ chức chương trình giới thiệu bộ sưu tập (BST) đồng hồ nữ PrimaLuna 2025. Đây là phiên bản tái thiết kế toàn diện, mang đến một chương mới trong hành trình hơn 190 năm lịch sử của Longines, thương hiệu gắn liền với sự thanh lịch, chuẩn xác và nghệ thuật chế tác đỉnh cao của Thụy Sĩ.

Aventus và Aventus for Her - Bản giao hưởng mùi hương dành cho cặp đôi mùa giáng sinh

Aventus và Aventus for Her là cặp đôi mùi hương biểu tượng của Creed – đại diện cho sức mạnh và sự quyến rũ, cho tình yêu và sự đồng điệu. Mùa Giáng Sinh năm nay, hãy trao tặng người thương của bạn để hương thơm trở thành ngôn ngữ của tình yêu, và món quà hóa thành kỷ niệm vĩnh cửu.

Dyson ra mắt dòng máy tạo kiểu tóc đa năng - Dyson Airwrap Co-anda 2x™ thế hệ mới tại Việt Nam

Máy được trang bị động cơ mới với áp suất luồng khí mạnh gấp đôi - giúp uốn xoăn hoặc duỗi thẳng dễ dàng hơn, sấy tóc nhanh hơn. Công nghệ thông minh, hiện đại phù hợp với nhu cầu tạo kiểu của mọi loại tóc, không gây hư tổn do nhiệt. Thiết kế nhỏ gọn hơn và nhẹ hơn, dễ dàng cầm nắm và thao tác.

Pandanus Resort – Hành trình khám phá văn hóa và ẩm thực Chăm

Mỗi độ tháng 10, Lễ hội Kate – sự kiện quan trọng nhất trong năm của người Chăm – lại diễn ra tại tháp cổ Pô Sah Inư ở Phan Thiết. Vừa qua, lễ hội được tổ chức vào ngày 20 và 21/10, là dịp để cộng đồng người Chăm tưởng nhớ tổ tiên, tạ ơn các vị thần linh và cầu chúc cho một năm bình an, thịnh vượng.

Tiệc cưới trong mơ tại những điểm đến lãng mạn nhất Việt Nam

Từ bờ biển ngập nắng Cam Ranh đến dòng Hương thơ mộng và nét quyến rũ vượt thời gian giữa lòng Hà Nội, Việt Nam mang đến những điểm đến lãng mạn bậc nhất cho ngày trọng đại của các cặp đôi. Mỗi địa điểm là sự hòa quyện giữa vẻ đẹp thiên nhiên, dịch vụ tinh tế và dấu ấn cá nhân, hứa hẹn một lễ cưới đáng nhớ trong từng khoảnh khắc.

AEON Việt Nam và bước đi chiến lược năm 2025, tăng tốc mở rộng mạng lưới bán lẻ

Tháng 10 vừa qua, Công ty TNHH AEON Việt Nam (viết tắt là “AEON Việt Nam”) liên tiếp khai trương hai địa điểm kinh doanh mới: AEON Văn Giang (Hưng Yên) và AEON Tân An (Long An), đánh dấu giai đoạn tăng tốc mở rộng hệ thống. Với định hướng đa dạng hóa mô hình, linh hoạt về quy mô và khu vực, AEON hướng tới duy trì mức tăng trưởng doanh thu khoảng 30% mỗi năm, thông qua các trung tâm hiện có và các trung tâm sắp mở mới.

Furla Bag Line – Khi chiếc túi hóa thành hương thơm

Từ di sản túi xách Ý trứ danh, Furla mở ra chương mới trong thế giới hương thơm với Bag Line – bộ sưu tập biến biểu tượng thời trang thành cảm xúc khứu giác. Mỗi chai nước hoa là một “túi nhỏ” chứa đầy sắc thái của người phụ nữ Furla: thanh lịch, tự do và tràn đầy sức sống.