MENANDLIFE AWARDS 2024
MENANDLIFE AWARDS 2024

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email chính là: viết quá nhiều.

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Jeff Weiner – CEO Linked In. Ảnh: linkedin.com

Trong cuộc phỏng vấn gần đây với tờ CNBC, Jeff Weiner – CEO mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất thế giới Linked In đã chia sẻ những suy nghĩ của ông về nhiều chủ đề kinh doanh khác nhau, trong đó có những điều ông học được về giao tiếp qua email sau nhiều năm làm việc.

Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email. Đó chính là: viết quá nhiều.

“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan trọng như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng nhiều câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Mọi người sẽ đang trông đợi vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ phải gửi nhiều email hơn. Rồi các phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình trao đổi ấy", Weiner nhìn nhận.

Trong chuỗi email phản hồi qua lại ấy, theo Weiner, chúng ta đều rất dễ mắc phải một lỗi trong khi trả lời email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính "khiêu khích". Đó có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tấn công vì một điểm nội dung nào đó trong mail. Và rồi chúng ta lập tức soạn ra một bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, có khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tấn công khi không nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.

Vậy giải pháp là gì?

“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner nói.

“Thông thường, có những tình huống căng thẳng xảy ra, mọi người sẽ gửi email để thể hiện ý kiến của bản thân. Tuy nhiên, họ lại không đủ tỉnh táo để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì vậy, rất có thể trong nội dung email gửi đi có những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email căng thẳng tiếp tục được gửi qua lại, cho đến khi một trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp với nhau”. Trong các tình huống tương tự, điều tốt nhất là trực tiếp trao đổi với nhau, thay vì qua email, để bạn có thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc căng thẳng. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.

Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến cách thức xử lý công việc thông minh, đó còn là một khía cạnh trong phát triển trí thông minh cảm xúc nơi mỗi cá nhân.

Vậy, khi nào thì chúng ta nên dùng email? Khi nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ tốt hơn? Nếu bạn còn băn khoăn với những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:

1.    Viết email và lưu nháp

Trong những tình huống căng thẳng, hãy soạn email nhưng không gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện có bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn có thể nhìn nhận suy nghĩ của bản thân tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tìm ra cách diễn giải chính xác ý định của mình trong email gửi đi.

2.    Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn

Nếu cuộc thảo luận đang ở hồi cấp thiết, hãy dành ít nhất 5 phút tạm ngưng email. Bạn có thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút tạm dừng giữa lúc căng thẳng thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo nên một khác biệt rất lớn.

Trong trường hợp không quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để bình tĩnh lại.

3.    Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận

Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:

•    Tôi có đang viết dài dòng không?

•    Email này có điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?

•    Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu trả lời xác đáng không?

•    Liệu có thông tin nào trong email này có thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, có thể làm người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?

•    Có thông tin thừa nào tôi có thể xóa khỏi nội dung email không?

•    Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được tốt hơn không?

Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được có nên gửi email đã soạn đi không. Hãy nhớ, email cần có nội dung súc tích, sáng tỏ hết mức có thể. Thực tế, nếu bạn vẫn chưa quyết định được lúc này nên trao đổi qua mail hay điện thoại thì chỉ cần gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:

Chào (tên người nhận), chúng ta cần trao đổi thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?

Kết

Bất kể bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là một hình thức liên lạc cần thiết. Vì vậy, hãy học cách sử dụng chúng phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân rất nhiều thời gian lẫn năng lượng khi làm việc.

Theo Doanh nhân Sài Gòn



Bình Luận

Mừng ngày của Cha 2025: Cùng Creed khẳng định phong thái riêng của cha trong ngày đặc biệt

Ngày của Cha sắp đến mang theo những bồi hồi về người đàn ông quan trọng trong cuộc đời. Đã đến lúc để chúng ta tìm kiếm một món quà không chỉ giá trị mà còn chất chứa tình cảm và sự quan tâm sâu sắc, một món quà có thể lưu giữ khoảnh khắc và tạo nên những kỷ niệm đáng nhớ. Nước hoa, với sức mạnh gợi nhắc ký ức và cảm xúc, từ lâu đã là lựa chọn ý nghĩa, và khi nhắc đến đỉnh cao của nghệ thuật chế tác hương thơm nam tính, Creed luôn là cái tên được nghĩ đến đầu tiên.

Six Senses Côn Đảo đánh dấu cột mốc 30.000 rùa con trở về biển trước Ngày rùa biển thế giới

Khi những con sóng đầu ngày chạm nhẹ vào bờ cát mịn và bình minh còn vương ánh vàng dịu, một khoảnh khắc ý nghĩa đã xảy ra tại Six Senses Côn Đảo: cá thể rùa con thứ 30.000 đã rẽ sóng trở về đại dương – đánh dấu một cột mốc đáng nhớ trong hành trình gìn giữ sự sống nơi vùng biển thiêng liêng này.

Balabala ghi dấu ấn tại Cosmo The Show 2025 với hai bộ sưu tập ấn tượng

Tối qua tại White Palace Võ Văn Kiệt, Balabala – thương hiệu thời trang trẻ em hàng đầu châu Á – đã để lại dấu ấn sâu sắc tại sự kiện Cosmo The Show 2025, một phần trong khuôn khổ chuỗi hoạt động nghệ thuật Miss Cosmo.

Emirates đặt chân tới Đà Nẵng - địa điểm thứ ba và mới nhất của hãng tại Việt Nam

Emirates, hãng hàng không quốc tế lớn nhất thế giới, hôm nay đã kỷ niệm chuyến bay đầu tiên của hãng đến Đà Nẵng, Việt Nam, thông qua quá cảnh tại Bangkok, Thái Lan. Sự kiện đánh dấu điểm bay thứ ba của Emirates tại Việt Nam và mở ra nhiều cơ hội mới tại một trong những điểm đến du lịch đang phát triển nhanh nhất của đất nước.

Mùa hoa sen – Sắc hè rực rỡ tại Banyan Tree Lăng Cô

Cứ mỗi độ hè về, từ khoảng tháng Năm đến tháng Chín, Banyan Tree Lăng Cô lại khoác lên mình một sắc màu tươi mới. Trời xanh vời vợi, mây trắng lững lờ, nắng vàng rực rỡ, tất cả hòa quyện cùng vẻ đẹp nao lòng của những đóa sen nở rộ giữa khung cảnh thiên nhiên tĩnh lặng và thanh bình của Vịnh Lăng Cô.

LOEWE giới thiệu hai sáng tạo nước hoa Elixir mới

LOEWE tiếp tục làm phong phú thêm vũ trụ Botanical Rainbow với hai sáng tạo nước hoa đậm đặc – Earth Elixir và 7 Elixir. Hai bản Elixir mới là lời khẳng định tinh thần sáng tạo và nghệ thuật thủ công đỉnh cao mà thương hiệu LOEWE luôn theo đuổi.

Lacoste trình làng L.12.12 Light: Cột mốc mới của biểu tượng kinh điển

Lacoste – nhà mốt biểu tượng gắn liền với chiếc polo huyền thoại – chính thức giới thiệu phiên bản cải tiến mang tên L.12.12 LIGHT, đồng thời khởi động chuỗi pop-up trưng bày mang dấu ấn sport-chic tại các kinh đô thời trang lớn trên toàn cầu, trong đó có Việt Nam.

Grand Coffee Challenge - Giải tranh đấu Barista quốc nội vươn tầm quốc tế

Được định vị là giải đấu Barista chuyên nghiệp với thể thức và chất lượng thi đấu tiệm cận quốc tế, trong mùa giải 2025 cũng là năm thứ 7 liên tiếp tổ chức, Grand Coffee Challenge (GCC) sẽ tái khởi động tại Vietnam Coffee Expo.

Chơi Sáng Tạo - Vững Tương Lai: Khám phá lợi ích của việc chơi với chiến dịch mới từ Tập đoàn LEGO®

● Chiến dịch LEGO® Playground được triển khai với thông điệp “Chơi Sáng Tạo – Vững Tương Lai”, khuyến khích trẻ em vui chơi, khám phá và sáng tạo để phát triển những kỹ năng quan trọng như: giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo và khả năng tập trung – kiên nhẫn. ● Sự kiện LEGO® Playground được tổ chức tại Sảnh B, Tầng G, Crescent Mall từ hôm nay đến 01/06/2025.

Computex 2025 chủ đề AI Next thu hút khách hàng với hàng loạt sự kiện sôi động

Sau 4 ngày triển lãm hồi tuần trước tại Đài Loan (Trung Quốc), Computex 2025 đã chính thức khép lại với hàng loạt sự kiện sôi động. Sự kiện thu hút 86.521 lượt khách mua hàng đến từ 152 quốc gia, bao gồm Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Ấn Độ và Việt Nam.

ASUS ra mắt Vivobook S14/S16 mỏng nhẹ với chip Intel® Core™ H-series, thời lượng pin lâu tới 20 giờ

ASUS chính thức giới thiệu đến thị trường Việt Nam dòng laptop Vivobook S14 (S3407CA) mới, với sứ mệnh đưa các công nghệ AI hiện đại đến gần hơn với mọi người. Sở hữu thiết kế hai mặt kim loại siêu mỏng nhẹ, trang bị vi xử lý lên đến Intel® Core™ Ultra (Series 2), pin lâu và tích hợp nhiều tính năng AI thông minh, loạt Vivobook S mới hứa hẹn tạo ra trải nghiệm tối ưu cho nhu cầu học tập, làm việc lẫn giải trí di động.

Isaac, Liên Bỉnh Phát, Thiên Minh và dàn sao bảnh bao đón BST BOSS mới

Nhà mốt Đức BOSS mới đây đã cho ra mắt BST hợp tác cùng nhãn siêu xe xa xỉ Aston Martin để ra mắt một BST giới hạn dành riêng cho mùa Xuân/Hè 2025. Người yêu tốc độ và tín đồ thời trang Việt dĩ nhiên không đứng bên lề xu hướng, với những cái tên nổi bật như Lý Quí Khánh, Thiên Minh, Thiên Minh, Isaac, Liên Bỉnh Phát.

Hòa quyện làn hương, vẽ nên phong cách cùng BST Frivolité

Từ trái tim của nước Pháp, Atelier Des Ors mang đến Frivolité Collection – bộ sưu tập nước hoa đầy tinh thần haute parfumerie. Khúc Mạnh Quân, Lin Tiêu và Duy Vũ đã cùng nhau khắc họa những tầng hương tinh tế, nơi đam mê và cá tính hòa quyện.

Chuyên gia sản khoa Việt Nam và Singapore trao đổi kinh nghiệm quản lý thai kỳ nguy cơ cao, đảm bảo an toàn cho mẹ và bé

Ngày 17.5, Khoa Sản FV-Thomson trực thuộc Bệnh viện FV tổ chức Hội thảo Khoa học và Đào tạo Y khoa Liên tục (CME) “Những thách thức mới trong quản lý thai kỳ nguy cơ cao”, thu hút 430 y bác sĩ tại TP.HCM và khu vực lân cận tham dự. Các chuyên gia sản khoa Việt Nam và Singapore cùng chia sẻ tại sự kiện kinh nghiệm quý giá trong việc kiểm soát và xử lý những nguy cơ tiềm ẩn trong thai kỳ, giúp thai phụ vượt cạn suôn sẻ.

LOEWE 001 EDP: Hương khởi đầu cho hai nửa yêu thương

Ra đời từ cảm hứng về một khởi đầu mới, bộ đôi nước hoa LOEWE 001 Woman EDP và 001 Man EDP là lời thì thầm tinh tế dành cho những tâm hồn đang yêu – sâu lắng, gợi cảm nhưng vẫn giữ nguyên sự thuần khiết trong từng khoảnh khắc đầu tiên.

Trạm dừng hè lý tưởng: ba mẹ thư giãn, con trẻ khám phá tại The Grand Ho Tram

Nếu mỗi thành viên trong gia đình là một “hành tinh” với lịch trình riêng, thì hè này, hãy để cả hệ mặt trời ấy hội tụ tại “Quận Vui” - nơi mọi nhịp sống chậm lại để cùng nhau tạo nên những kỷ niệm xoay quanh niềm vui, tiếng cười và phút giây trọn vẹn bên nhau.

Fusion khởi động các chương trình hưởng ứng ngày hội sức khỏe toàn cầu & quốc tế Yoga 2025

Các khu nghỉ dưỡng, khách sạn của Fusion tại Việt Nam và Thái Lan đã chuẩn bị nhiều hoạt động giúp du khách kết nối sâu hơn với thiên nhiên và cân bằng thân - tâm - trí nhằm hưởng ứng Ngày hội Sức khỏe Toàn cầu 14/06 – Global Wellness Day và Ngày quốc tế Yoga 21/06

Chào hè 2025 cùng Sheraton Hà Nội với gói Summer Staycation lý tưởng cho gia đình và cặp đôi

Khách sạn Sheraton Hà Nội công bố gói ưu đãi "Summer Staycation" hấp dẫn nhằm khuyến khích các gia đình và cặp đôi tại Hà Nội cùng các tỉnh thành lân cận trải nghiệm hình thức du lịch tại chỗ trong mùa hè 2025. Gói ưu đãi này cũng là để chào mừng Ngày Gia Đình Việt Nam 28/6 và 80 năm Ngày Quốc Khánh 2/9.