MENANDLIFE AWARDS 2024
MENANDLIFE AWARDS 2024

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email chính là: viết quá nhiều.

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Jeff Weiner – CEO Linked In. Ảnh: linkedin.com

Trong cuộc phỏng vấn gần đây với tờ CNBC, Jeff Weiner – CEO mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất thế giới Linked In đã chia sẻ những suy nghĩ của ông về nhiều chủ đề kinh doanh khác nhau, trong đó có những điều ông học được về giao tiếp qua email sau nhiều năm làm việc.

Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email. Đó chính là: viết quá nhiều.

“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan trọng như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng nhiều câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Mọi người sẽ đang trông đợi vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ phải gửi nhiều email hơn. Rồi các phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình trao đổi ấy", Weiner nhìn nhận.

Trong chuỗi email phản hồi qua lại ấy, theo Weiner, chúng ta đều rất dễ mắc phải một lỗi trong khi trả lời email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính "khiêu khích". Đó có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tấn công vì một điểm nội dung nào đó trong mail. Và rồi chúng ta lập tức soạn ra một bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, có khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tấn công khi không nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.

Vậy giải pháp là gì?

“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner nói.

“Thông thường, có những tình huống căng thẳng xảy ra, mọi người sẽ gửi email để thể hiện ý kiến của bản thân. Tuy nhiên, họ lại không đủ tỉnh táo để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì vậy, rất có thể trong nội dung email gửi đi có những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email căng thẳng tiếp tục được gửi qua lại, cho đến khi một trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp với nhau”. Trong các tình huống tương tự, điều tốt nhất là trực tiếp trao đổi với nhau, thay vì qua email, để bạn có thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc căng thẳng. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.

Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến cách thức xử lý công việc thông minh, đó còn là một khía cạnh trong phát triển trí thông minh cảm xúc nơi mỗi cá nhân.

Vậy, khi nào thì chúng ta nên dùng email? Khi nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ tốt hơn? Nếu bạn còn băn khoăn với những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:

1.    Viết email và lưu nháp

Trong những tình huống căng thẳng, hãy soạn email nhưng không gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện có bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn có thể nhìn nhận suy nghĩ của bản thân tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tìm ra cách diễn giải chính xác ý định của mình trong email gửi đi.

2.    Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn

Nếu cuộc thảo luận đang ở hồi cấp thiết, hãy dành ít nhất 5 phút tạm ngưng email. Bạn có thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút tạm dừng giữa lúc căng thẳng thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo nên một khác biệt rất lớn.

Trong trường hợp không quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để bình tĩnh lại.

3.    Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận

Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:

•    Tôi có đang viết dài dòng không?

•    Email này có điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?

•    Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu trả lời xác đáng không?

•    Liệu có thông tin nào trong email này có thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, có thể làm người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?

•    Có thông tin thừa nào tôi có thể xóa khỏi nội dung email không?

•    Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được tốt hơn không?

Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được có nên gửi email đã soạn đi không. Hãy nhớ, email cần có nội dung súc tích, sáng tỏ hết mức có thể. Thực tế, nếu bạn vẫn chưa quyết định được lúc này nên trao đổi qua mail hay điện thoại thì chỉ cần gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:

Chào (tên người nhận), chúng ta cần trao đổi thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?

Kết

Bất kể bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là một hình thức liên lạc cần thiết. Vì vậy, hãy học cách sử dụng chúng phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân rất nhiều thời gian lẫn năng lượng khi làm việc.

Theo Doanh nhân Sài Gòn



Bình Luận

LOEWE Botanical Rainbow – Hành trình hương tinh hoa từ Tây Ban Nha

LOEWE mang di sản thủ công Tây Ban Nha bước vào thế giới hương với Botanical Rainbow – bộ sưu tập táo bạo biến nước hoa thành ngôn ngữ bản ngã. Hãy để LOEWE dẫn dắt bạn bước vào một hành trình khứu giác, nơi mỗi mùi hương là một cánh cửa mở ra một thế giới cảm xúc riêng biệt.

Radisson Blu Resort Cam Ranh: Tiên phong du lịch bền vững với trải nghiệm địa phương đích thực

Từ những ngày đầu tiên đi vào hoạt động, Radisson Blu Resort Cam Ranh đã khẳng định cam kết mạnh mẽ đối với du lịch có trách nhiệm và bền vững, đặt lợi ích cộng đồng địa phương và môi trường tự nhiên lên hàng đầu trong mọi hoạt động. Khu nghỉ dưỡng chủ động theo đuổi cách tiếp cận toàn diện trong ngành dịch vụ hiếu khách, kết hợp hài hòa giữa việc thúc đẩy kinh tế, gìn giữ văn hóa và bảo tồn sinh thái trong từng trải nghiệm dành cho du khách.

Quà tặng tinh tế từ LOEWE dành cho ngày Phụ Nữ Việt Nam

Ngày 20/10 – Ngày Phụ Nữ Việt Nam, là dịp để tôn vinh sự kiên cường, dịu dàng và vẻ đẹp bất diệt của phái đẹp. Một món quà tinh tế và đầy ý nghĩa sẽ là cách tuyệt vời để thể hiện tình yêu và sự trân trọng đối với những người phụ nữ quan trọng trong cuộc đời.

Khách sạn Le Méridien Saigon khắc họa kí ức 12 quận của Sài Gòn

Khách sạn Le Méridien Saigon, với vị trí trung tâm đắc địa và tầm nhìn tuyệt đẹp ra cầu Ba Son, là điểm nhấn giữa lòng thành phố sôi động. Tọa lạc ngay bên bờ sông Sài Gòn, khách sạn mang đến sự thuận tiện cho du khách trong việc di chuyển đến các điểm tham quan, công tác và sự kiện.

Vincent Cao Minh Page: Giữa Hà Nội và Paris, một hành trình ẩm thực

Khám phá bí quyết trở thành một địa chỉ được Michelin công nhận qua những món ăn tưởng như quen thuộc lại tạo ra một trò chơi hương vị.

XõA Social Room – Nơi Sài Gòn được “ăn, uống, làm việc và xoã”

Giữa trung tâm quận 1 (cũ), đối diện toà nhà Bitexco – biểu tượng của Sài Gòn, một không gian mới đang nổi lên: XõA Social Room. Ngay từ lối vào, XõA đã khéo léo dẫn các vị khách qua một hẻm nhỏ mộc mạc, như thể đang rời khỏi phố xá rực rỡ, náo nhiệt để tiến vào cả một thế giới nghệ thuật và tiệc tùng – sự tương phản biến đổi thú vị!

Trải nghiệm ẩm thực đặc sắc tháng 10 tại Hilton Saigon

Tháng 10 này, Hilton Saigon mời bạn khám phá hành trình ẩm thực độc đáo cùng hàng loạt ưu đãi hấp dẫn, mang đến những trải nghiệm vị giác khó quên.

Garmin Run Vietnam 2025: Minh chứng cho hành trình kiến tạo cộng đồng chạy bộ bền vững

Là điểm đến quan trọng trong chuỗi giải chạy quốc tế Garmin Run Asia Series, Garmin Run Vietnam 2025 đã khép lại thành công rực rỡ với gần 6.000 runners tham dự, trở thành một trong những ngày hội thể thao cộng đồng sôi động nhất trong năm. Lần đầu tiên ra mắt, hạng mục Couple Run 10KM nhanh chóng tạo nên sức hút riêng, đồng thời bầu không khí sự kiện càng thêm trẻ trung, náo nhiệt và tràn đầy năng lượng nhờ sự tham gia tích cực của đông đảo runner Gen Z.

Tôn vinh khí chất phái đẹp cùng Jimmy Choo: Gợi ý 4 sắc hương sang trọng cho ngày 20/10

Không chỉ ghi dấu ấn mạnh mẽ trong làng mốt thời trang, Jimmy Choo còn có những sáng tạo hương tuyệt đẹp tôn vinh người phụ nữ hiện đại.

Thương hiệu thời trang Mr Crazy & Lady Sexy của Việt Nam tỏa sáng tại New York Fashion Show

Lấy cảm hứng từ hình ảnh những cánh chim di cư, BST MIGRATORY WINGS là ẩn dụ đầy lãng mạn cho sự vươn mình, bay đến những chân trời mới của một thương hiệu thời trang Việt.

LOEWE 001: Hành trình đánh thức bình minh cảm xúc

Từ một thương hiệu da thủ công lâu đời tại Madrid, LOEWE đã viết nên chương mới cho nghệ thuật hương thơm. Bộ sưu tập 001, với hai mùi hương biểu tượng 001 Man và 001 Woman EDP, tái hiện khoảnh khắc ban mai – nơi khởi đầu của tình yêu, của sự sống và cảm hứng sáng tạo bất tận.

Taste Studio trở lại tháng 11/2025 tại Regent Phú Quốc với một màn trình diễn hoàn toàn mới mang tên “Phổ Đối Lập”

Là dấu ấn riêng biệt của thương hiệu Regent Hotels & Resorts, Taste Studio năm nay tại Regent Phú Quốc dẫn lối vào phổ đối lập của hương vị và cảm xúc

Bữa tiệc mỹ vị thực vật mang hương sắc thu tại sự kiện ẩm thực ‘Nông sản quê nhà’

Một cuộc hạnh ngộ mùa thu mang đến những kết nối bình dị mà sâu lắng giữa thiên nhiên và con người vừa diễn ra trong sự kiện ‘Nông Sản Quê Nhà’ với chủ đề Thu tại Hum Garden ngày 3/10/2025 vừa qua, nơi người yêu ẩm thực được trải nghiệm vẻ đẹp và mỹ vị thanh lành từ những nông sản theo mùa trên khắp các miền đất nước.

INK 360 - Lãng du từ chiều vàng đến đêm say

Có những nơi không chỉ để ngắm nhìn, mà để cảm nhận. INK 360 là một trong số đó - nơi mỗi bước chân, mỗi làn gió, mỗi tia sáng hoàng hôn đều trở thành một phần của trải nghiệm. Ẩn mình giữa tầng cao chót vót, quán bar như đưa bạn rời khỏi thế giới thường nhật, lạc vào miền huyền bí của biển sâu

Nhà hàng Madame Son góp mặt trong Top 100 Nhà hàng Hàng đầu Thế giới 2025

Nhà hàng Madame Son, điểm đến tinh hoa ẩm thực Việt nằm tại khu nghỉ dưỡng 5 sao Danang Marriott Resort & Spa, vô cùng vinh hạnh trở thành nhà hàng duy nhất tại Việt Nam được vinh danh trong Top 100 Nhà hàng 2025 bởi tổ chức uy tín Luxury Lifestyle Awards.Từ những gian bếp độc đáo tại Morocco đến tinh hoa ẩm thực đương đại của nước Ý, Top 100 Nhà Hàng 2025 tôn vinh bức tranh ẩm thực toàn cầu một cách đa dạng với những nét đặc trưng riêng biệt.

Khai trương JW Marriott Cam Ranh Bay Resort & Spa, JW Marriott tiếp tục mở rộng hiện diện tại Việt Nam

Nép mình bên bờ biển Bãi Dài nguyên sơ, JW Marriott Cam Ranh Bay Resort & Spa với diện tích trải dài 22 hecta mở ra không gian nghỉ dưỡng yên bình, kết hợp hài hòa giữa vẻ đẹp thiên nhiên kỳ vĩ, dấu ấn văn hóa bản địa và tinh hoa của nghệ thuật gốm thủ công.

Nâng tầm kỳ nghỉ tại Việt Nam với ưu đãi “Elite Stays, Extra Points” từ Marriott Bonvoy

Marriott Bonvoy, chương trình khách hàng thân thiết được vinh danh toàn cầu của Tập đoàn Marriott International với danh mục 30 thương hiệu khách sạn quốc tế cao cấp, vừa chính thức giới thiệu ưu đãi đặc quyền, khơi mở hành trình để hội viên tận hưởng những trải nghiệm nghỉ dưỡng sang trọng tại Việt Nam.

Lễ hội Rượu vang và Ẩm thực Hồng Kông: Trải nghiệm không thể bỏ qua cho du khách tháng 10 này

Được đồng tổ chức bởi Tổng cục Du lịch Hồng Kông (Hong Kong Tourism Board - HKTB) và Hội đồng Rượu vang Bordeaux (Bordeaux Wine Council - CIVB), sự kiện thường niên “Lễ hội Rượu vang & Ẩm thực Hồng Kông” sẽ chính thức trở lại. Lần đầu tiên, chương trình buổi tối sẽ được kéo dài đến nửa đêm, tạo điều kiện để du khách tận hưởng lễ hội đến khuya. Ngày 23–26/10/2025, khu Central Harbourfront (bến cảng trung tâm Hồng Kông) sẽ trở thành thiên đường ẩm thực với hàng loạt trải nghiệm có một không hai trong khuôn khổ Lễ hội Rượu vang & Ẩm thực Hồng Kông (Hong Kong Wine & Dine Festival) – sự kiện ẩm thực lớn nhất châu Á. Điểm nhấn của sự kiện năm nay bao gồm khu trưng bày Grand Wine Pavilion với những dòng vang thượng hạng do chuyên gia tuyển chọn và Tasting Room – nhà hàng chỉ mở cửa duy nhất dịp lễ nhằm tôn vinh sự kết hợp giữa các đầu bếp danh tiếng.