MENANDLIFE AWARDS 2024
MENANDLIFE AWARDS 2024

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email chính là: viết quá nhiều.

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Jeff Weiner – CEO Linked In. Ảnh: linkedin.com

Trong cuộc phỏng vấn gần đây với tờ CNBC, Jeff Weiner – CEO mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất thế giới Linked In đã chia sẻ những suy nghĩ của ông về nhiều chủ đề kinh doanh khác nhau, trong đó có những điều ông học được về giao tiếp qua email sau nhiều năm làm việc.

Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email. Đó chính là: viết quá nhiều.

“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan trọng như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng nhiều câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Mọi người sẽ đang trông đợi vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ phải gửi nhiều email hơn. Rồi các phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình trao đổi ấy", Weiner nhìn nhận.

Trong chuỗi email phản hồi qua lại ấy, theo Weiner, chúng ta đều rất dễ mắc phải một lỗi trong khi trả lời email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính "khiêu khích". Đó có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tấn công vì một điểm nội dung nào đó trong mail. Và rồi chúng ta lập tức soạn ra một bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, có khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tấn công khi không nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.

Vậy giải pháp là gì?

“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner nói.

“Thông thường, có những tình huống căng thẳng xảy ra, mọi người sẽ gửi email để thể hiện ý kiến của bản thân. Tuy nhiên, họ lại không đủ tỉnh táo để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì vậy, rất có thể trong nội dung email gửi đi có những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email căng thẳng tiếp tục được gửi qua lại, cho đến khi một trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp với nhau”. Trong các tình huống tương tự, điều tốt nhất là trực tiếp trao đổi với nhau, thay vì qua email, để bạn có thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc căng thẳng. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.

Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến cách thức xử lý công việc thông minh, đó còn là một khía cạnh trong phát triển trí thông minh cảm xúc nơi mỗi cá nhân.

Vậy, khi nào thì chúng ta nên dùng email? Khi nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ tốt hơn? Nếu bạn còn băn khoăn với những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:

1.    Viết email và lưu nháp

Trong những tình huống căng thẳng, hãy soạn email nhưng không gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện có bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn có thể nhìn nhận suy nghĩ của bản thân tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tìm ra cách diễn giải chính xác ý định của mình trong email gửi đi.

2.    Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn

Nếu cuộc thảo luận đang ở hồi cấp thiết, hãy dành ít nhất 5 phút tạm ngưng email. Bạn có thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút tạm dừng giữa lúc căng thẳng thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo nên một khác biệt rất lớn.

Trong trường hợp không quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để bình tĩnh lại.

3.    Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận

Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:

•    Tôi có đang viết dài dòng không?

•    Email này có điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?

•    Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu trả lời xác đáng không?

•    Liệu có thông tin nào trong email này có thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, có thể làm người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?

•    Có thông tin thừa nào tôi có thể xóa khỏi nội dung email không?

•    Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được tốt hơn không?

Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được có nên gửi email đã soạn đi không. Hãy nhớ, email cần có nội dung súc tích, sáng tỏ hết mức có thể. Thực tế, nếu bạn vẫn chưa quyết định được lúc này nên trao đổi qua mail hay điện thoại thì chỉ cần gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:

Chào (tên người nhận), chúng ta cần trao đổi thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?

Kết

Bất kể bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là một hình thức liên lạc cần thiết. Vì vậy, hãy học cách sử dụng chúng phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân rất nhiều thời gian lẫn năng lượng khi làm việc.

Theo Doanh nhân Sài Gòn



Bình Luận

LOEWE Aire Sutileza: Khi mùi hương trở thành nghệ thuật kể chuyện

Trong thế giới nước hoa, layering – nghệ thuật phối mùi – không chỉ là xu hướng mà còn là cách người dùng tạo nên một dấu ấn hương độc bản, thể hiện cá tính và cảm xúc một cách tinh tế. Với LOEWE Aire Sutileza, thương hiệu danh tiếng đến từ Tây Ban Nha mang đến một lựa chọn lý tưởng để khơi gợi cảm hứng sáng tạo qua từng tầng hương.

MONOTHEME: HƯƠNG THƠM Ý KHIẾN TRÁI TIM LỆCH NHỊP

LỆCH NHỊP Sinh ra tại kinh đô nghệ thuật Venice, Monotheme mang tinh thần cổ điển Ý vào từng lớp hương nước hoa. Không chạy theo xu hướng, mỗi chai là một tuyên ngôn thanh lịch vượt thời gian, dành cho người phụ nữ yêu sự nhẹ nhàng, gợi cảm và sang trọng đích thực.

Khám phá những mùi hương lý tưởng cho mùa hè cùng LOEWE

Khi thời tiết trở nên oi ả, một mùi hương thanh mát, nhẹ nhàng chính là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn luôn cảm thấy dễ chịu và tự tin. Với phong cách tinh tế, gần gũi thiên nhiên, LOEWE Perfumes mang đến loạt lựa chọn hoàn hảo cho mùa hè – không nồng gắt, không áp lực, nhưng vẫn lưu hương bền bỉ và mang đậm cá tính.

4711 Original Eau de Cologne - Khi hương thơm trở thành nét đẹp vượt thời gian

Ra đời từ năm 1792, 4711 Original Eau de Cologne là một trong những dòng nước hoa lâu đời nhất thế giới – biểu tượng cho vẻ đẹp thuần khiết và truyền thống nước hoa Cologne đích thực. Không chạy theo xu hướng, 4711 giữ vững tinh thần cổ điển, thanh mát và dễ chịu – như một làn gió nhẹ luôn có mặt khi ta cần một khoảnh khắc tĩnh lặng cho riêng mình.

Furla Bag Line: Khi nước hoa mang dáng vẻ thời trang

Từ di sản thủ công Ý đến cảm hứng túi xách thời thượng, Furla khéo léo biến từng giọt hương thành một món phụ kiện đầy cá tính. Bộ tứ Autentica, Unica, Mistica và Pura không chỉ là nước hoa – mà là tuyên ngôn sống động của người phụ nữ hiện đại.

Initio Parfums Privés - Hành trình nội tâm qua từng tầng hương

Dù là phong cách gợi cảm, quyến rũ, hay yêu thích sự sang trọng, tinh tế và biết cách tận hưởng cuộc sống, Initio Parfums Privés hứa hẹn sẽ là thương hiệu nước hoa đẳng cấp mang đến cho bạn đa dạng sự lựa chọn về hương thơm, đặc biệt với Paragon, Oud for Greatness Neo, và Narcotic Delight.

Khi hương thơm là cầu nối giữa thiên nhiên và nghệ thuật

Loewe Earth – một trong những sáng tạo nổi bật nhất từ thương hiệu nước hoa cao cấp LOEWE – mang đến trải nghiệm khứu giác tinh tế, kết hợp giữa các nốt hương tự nhiên và kỹ thuật chế tác mùi hương đầy cảm hứng.

PARFUMS DE MARLY – Dấu ấn hương thơm mang phong cách thời đại

Khám phá hành trình hương thơm đặc sắc – nơi vẻ đẹp di sản quý tộc Pháp giao hòa với phong cách hiện đại tinh tế. Palatine, Althair và Perseus – mỗi bản hòa ca hương thơm là tuyên ngôn cá tính, khắc họa trọn vẹn vẻ đẹp nội tâm cùng dấu ấn riêng biệt.

VICHY ra mắt serum Vichy Liftactiv Collagen Specialist 16, bước đột phá mới để cải thiện toàn diện 16 dấu hiệu lão hóa trên da

Sau 15 năm nghiên cứu chuyên sâu về lão hóa da, các nhà khoa học VICHY vừa công bố kết quả đột phá qua công nghệ chống lão hóa tiên tiến của thế giới Co-bonding được đánh giá đã vượt xa các giải pháp chống lão hóa thông thường khi có thể cải thiện đồng thời 16 dấu hiệu lão hóa để tái tạo nền tảng vững chắc cho một làn da săn chắc và trẻ khỏe.

Metropole Hà Nội tổ chức trưng bày “Charlie Chaplin: Ký ức một Huyền thoại”

Khách sạn 124 năm tuổi Sofitel Legend Metropole Hà Nội vừa ra mắt không gian trưng bày “Charlie Chaplin: Ký ức một Huyền thoại” vào chiều 24/6 tại tòa nhà Heritage Wing.

Pandanus Resort Mũi Né – Nơi bình yên sóng vỗ

Tọa lạc ngay trung tâm Mũi Né, Pandanus Resort Mũi Né có diện tích hơn 10 hecta, với 257 phòng nghỉ và bungalow rộng rãi, các khu vườn rộng lớn với hệ thực vật nhiệt đới đa dạng cùng với cơ sở vật chất cao cấp và chỉnh chu trong từng góc nhỏ. Được xây dựng theo lối kiến trúc và sử dụng vật liệu đặc trưng của dân tộc Chăm như gạch đất nung và các chi tiết bằng gỗ được chạm khắc tinh tế, khu nghỉ dưỡng mang đến sự ấm áp, thân mật và riêng biệt. Mỗi căn phòng đều được trang bị đầy đủ tiện nghi để giúp du khách thư giãn, thoải mái như đang ở trong chính ngôi nhà của mình.

SỰ SỐNG 2025: KHI NGHỆ THUẬT, THIÊN NHIÊN VÀ LỐI SỐNG BỀN VỮNG HỘI TỤ TẠI SIX SENSES CÔN ĐẢO

SỰ SỐNG 2025, hành trình nghệ thuật độc bản kéo dài 3 ngày 2 đêm, đã diễn ra từ ngày 20–22/6 tại Six Senses Côn Đảo. Trong không gian thiên nhiên nguyên sơ, sự kiện kết nối nghệ thuật, sức khỏe và văn hóa bản địa thành trải nghiệm giàu cảm xúc, chạm đến từng giác quan và chiều sâu nội tâm.

Khởi động chương trình “Hơi Ấm Trao Tay” khi thời trang bền vững mang lại hơi ấm cho trẻ em Việt Nam

Doanh nghiệp Xã hội Vietnam Children’s Fund (VCF SE) chính thức khởi động chương trình “Hơi Ấm Trao Tay” (tiếng Anh: Preloved to Beloved) với sự đồng hành của đối tác tin cậy RE.LOVED Vietnam. Thông qua việc kinh doanh những vật phẩm thời trang cao cấp đã qua sử dụng, chương trình giúp các em nhỏ có hoàn cảnh khó khăn ở những khu vực có thời tiết khắc nghiệt tại Việt Nam được chăm sóc sức khỏe và đến trường.

Mua laptop đi học 2025: Mỏng nhẹ, AI, pin lâu đang là “combo” được săn đón

Mùa tựu trường 2025 chứng kiến sự thay đổi trong tiêu chí chọn mua laptop. Bên cạnh các yếu tố quen thuộc như thương hiệu, độ bền và chính sách hậu mãi, các bạn trẻ ngày càng quan tâm đến thiết kế mỏng nhẹ, pin lâu và khả năng tích hợp AI.

Giới thiệu triển lãm "Tinh hoa Đông Hồ" - Khơi dậy hồn dân tộc giữa miền di sản

Với mong muốn mang đến một mùa hè rực rỡ sắc màu văn hóa, Emeralda Resort Ninh Bình trân trọng giới thiệu đến du khách gần xa triển lãm nghệ thuật dân gian mang tên “Tinh Hoa Đông Hồ” – hành trình khám phá vẻ đẹp mộc mạc mà trường tồn của dòng tranh truyền thống.

Fusion tung chương trình ưu đãi hè mừng sinh nhật Fusionlife tròn 1 năm

Tập đoàn Fusion vừa tung ra chương trình ưu đãi mùa hè nhân dịp sinh nhật tròn 1 năm của Fusionlife, với nhiều quyền lợi và giải thưởng hấp dẫn dành cho các hội viên tham gia chương trình khách hàng thân thiết.

Emeralda Resort Tam Cốc ra mắt mô hình du lịch MICE giữa lòng di sản văn hóa – thiên nhiên Ninh Bình

Chỉ cách Hà Nội khoảng 2 giờ di chuyển, Emeralda Resort Tam Cốc gây ấn tượng bởi không gian được ôm trọn bởi thiên nhiên Tam Cốc trữ tình, cùng kiến trúc biệt phủ Bắc Bộ đầy tinh tế

Khám phá những mùi hương tươi mới cho mùa hè

Mùa hè – mùa của ánh sáng, những chuyến đi và những cảm xúc tươi mới – là thời điểm lý tưởng để làm mới bản thân, không chỉ qua trang phục mà còn bằng một mùi hương phù hợp. Thấu hiểu điều đó, thương hiệu nước hoa danh tiếng từ Tây Ban Nha, LOEWE, mang đến loạt gợi ý hương thơm nhẹ nhàng, thanh thoát và đầy cuốn hút, lý tưởng để đồng hành cùng bạn trong những ngày nắng vàng rực rỡ.