MENANDLIFE AWARDS 2024
MENANDLIFE AWARDS 2024

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email chính là: viết quá nhiều.

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Jeff Weiner – CEO Linked In. Ảnh: linkedin.com

Trong cuộc phỏng vấn gần đây với tờ CNBC, Jeff Weiner – CEO mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất thế giới Linked In đã chia sẻ những suy nghĩ của ông về nhiều chủ đề kinh doanh khác nhau, trong đó có những điều ông học được về giao tiếp qua email sau nhiều năm làm việc.

Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email. Đó chính là: viết quá nhiều.

“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan trọng như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng nhiều câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Mọi người sẽ đang trông đợi vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ phải gửi nhiều email hơn. Rồi các phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình trao đổi ấy", Weiner nhìn nhận.

Trong chuỗi email phản hồi qua lại ấy, theo Weiner, chúng ta đều rất dễ mắc phải một lỗi trong khi trả lời email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính "khiêu khích". Đó có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tấn công vì một điểm nội dung nào đó trong mail. Và rồi chúng ta lập tức soạn ra một bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, có khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tấn công khi không nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.

Vậy giải pháp là gì?

“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner nói.

“Thông thường, có những tình huống căng thẳng xảy ra, mọi người sẽ gửi email để thể hiện ý kiến của bản thân. Tuy nhiên, họ lại không đủ tỉnh táo để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì vậy, rất có thể trong nội dung email gửi đi có những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email căng thẳng tiếp tục được gửi qua lại, cho đến khi một trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp với nhau”. Trong các tình huống tương tự, điều tốt nhất là trực tiếp trao đổi với nhau, thay vì qua email, để bạn có thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc căng thẳng. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.

Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến cách thức xử lý công việc thông minh, đó còn là một khía cạnh trong phát triển trí thông minh cảm xúc nơi mỗi cá nhân.

Vậy, khi nào thì chúng ta nên dùng email? Khi nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ tốt hơn? Nếu bạn còn băn khoăn với những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:

1.    Viết email và lưu nháp

Trong những tình huống căng thẳng, hãy soạn email nhưng không gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện có bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn có thể nhìn nhận suy nghĩ của bản thân tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tìm ra cách diễn giải chính xác ý định của mình trong email gửi đi.

2.    Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn

Nếu cuộc thảo luận đang ở hồi cấp thiết, hãy dành ít nhất 5 phút tạm ngưng email. Bạn có thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút tạm dừng giữa lúc căng thẳng thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo nên một khác biệt rất lớn.

Trong trường hợp không quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để bình tĩnh lại.

3.    Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận

Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:

•    Tôi có đang viết dài dòng không?

•    Email này có điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?

•    Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu trả lời xác đáng không?

•    Liệu có thông tin nào trong email này có thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, có thể làm người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?

•    Có thông tin thừa nào tôi có thể xóa khỏi nội dung email không?

•    Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được tốt hơn không?

Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được có nên gửi email đã soạn đi không. Hãy nhớ, email cần có nội dung súc tích, sáng tỏ hết mức có thể. Thực tế, nếu bạn vẫn chưa quyết định được lúc này nên trao đổi qua mail hay điện thoại thì chỉ cần gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:

Chào (tên người nhận), chúng ta cần trao đổi thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?

Kết

Bất kể bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là một hình thức liên lạc cần thiết. Vì vậy, hãy học cách sử dụng chúng phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân rất nhiều thời gian lẫn năng lượng khi làm việc.

Theo Doanh nhân Sài Gòn



Bình Luận

LOEWE - Chân dung nội tâm được vẽ bằng hương sắc

Trong thế giới nơi mọi thứ được định nghĩa bằng vẻ ngoài, LOEWE chọn một con đường khác: chạm vào chiều sâu nội tâm thông qua mùi hương. Mỗi dòng nước hoa của LOEWE không đơn thuần là một chai nước thơm, mà là một chân dung - trừu tượng, khéo léo và trung thực - về con người ở những tầng sâu thẳm nhất.

LOEWE Aire Anthesis – Hơi thở tinh khiết, tinh thần tự do

LOEWE Aire Anthesis EDP mở ra một chương mới cho bộ sưu tập Botanical Rainbow – hương thơm phi giới tính đầu tiên sở hữu LOEWE Accord độc quyền.

Moschino Toy Boy – Hành trình biến sự nổi loạn thành thứ vũ khí quyến rũ nhất

Có những mùi hương không chỉ đơn thuần là hương thơm, mà còn là tuyên ngôn về phong cách sống. Moschino Toy Boy chính là như thế: táo bạo, khác biệt, nhưng vẫn đầy tinh tế. Toy Boy kể câu chuyện về một người đàn ông hiện đại, mạnh mẽ, năng động nhưng không ngần ngại bộc lộ sự dịu dàng ẩn sâu bên trong.

Versace Eros Energy – Khi bản lĩnh lên tiếng bằng mùi hương

Có những mùi hương không chỉ lưu lại trên làn da, mà còn in sâu trong cách người ta bước đi, nói chuyện và sống. Versace Eros Energy chính là một mùi hương như thế — nơi tình yêu, sự sống và khát vọng hoà làm một, mang theo tinh thần mãnh liệt đặc trưng của Eros nhưng được thổi thêm làn gió mới: tươi sáng, tự do, và ngập tràn năng lượng.

Giải đấu bóng đá đường phố Tiger Street Football 2025 chính thức khởi tranh: Nơi bản lĩnh và đam mê dẫn lối

Tiger Beer chính thức khởi động giải đấu bóng đá đường phố Tiger Street Football 2025, hứa hẹn mang đến những trải nghiệm chưa từng có cho những người đam mê bóng đá khắp Việt Nam. Hơn cả một giải đấu, Tiger Street Football 2025 là nơi khơi dậy tinh thần bản lĩnh trước thử thách, biến đam mê thành khát vọng chinh phục. Đây cũng là sân chơi, nơi các mãnh hổ vượt qua mọi giới hạn, để mỗi trận cầu trở thành dấu ấn của ý chí và lòng quả cảm. Đặc biệt, hành trình này còn mang đến cơ hội chưa từng có tiền lệ cho các “mãnh hổ” được sát cánh trong lồng bóng bản lĩnh cùng bốn huyền thoại bóng đá thế giới đến từ Câu lạc bộ (CLB) Manchester United.

Thưởng lãm Sài Gòn dưới ánh trăng cùng bộ sưu tập bánh Trung Thu của khách sạn Le Méridien Saigon

Le Méridien Saigon tự hào giới thiệu bộ sưu tập bánh Trung Thu 2025 mang tên “Moonlight Glamour – Nguyệt Sắc Phồn Châu”, nổi bật với thiết kế lấy cảm hứng từ chiếc vali – biểu tượng của những chuyến du ngoạn, hành trình khám phá và gắn kết. Bộ sưu tập gồm hai phiên bản hộp quà tinh xảo cùng bốn hương vị bánh đặc sắc, hứa hẹn trở thành thức quà Trung Thu tinh tế, ý nghĩa dành tặng người thân, đối tác và bạn bè.

Pop-up “Garden of Motion” của ASICS quy tụ dàn đại sứ thương hiệu Đông Nam Á

Sự kiện pop-up “Garden of Motion” đã được tổ chức tại Kuala Lumpur (Malaysia) từ ngày 14 đến 17/8, nối tiếp tinh thần từ chiến dịch mới nhất của ASICS với thông điệp tôn vinh chuyển động và lan tỏa năng lượng tích cực.

Tối ưu hiệu suất cho xe hybrid và đón đầu xu hướng di chuyển xanh với dòng Motul NGHEN Hybrid mới

Thương hiệu Motul - nhà sản xuất dầu nhớt đến từ Pháp vừa trình làng dòng sản phẩm dầu nhớt chuyên biệt cho xe ôtô hybrid - Motul NGEN Hybrid.

LOEWE và nghệ thuật kể chuyện bằng hương

Nước hoa không chỉ là một món phụ kiện – đó là bản thể vô hình, nơi mùi hương kể những câu chuyện mà lời nói không thể chạm tới. Với tinh thần thủ công Tây Ban Nha và nét đương đại đặc trưng, LOEWE tạo nên những mùi hương mang chiều sâu cảm xúc và cá tính riêng biệt. Dưới đây là ba dấu ấn tiêu biểu trong hành trình ấy.

LAVA: Từ quà tặng biển khơi đến vũ điệu của lửa

Giữa vẻ đẹp của hòn đảo nhiệt đới Phú Quốc, nơi hoàng hôn tan chảy thành những dải vàng óng ánh trên mặt biển, một điểm đến không thể bỏ qua hiện lên như sự giao hòa hoàn mỹ của kiến trúc, câu chuyện và nghệ thuật ẩm thực.

BDK Parfums Lần Đầu Xuất Hiện Tại Takashimaya

Tháng 8 này, BDK Parfums – thương hiệu nước hoa nghệ thuật đến từ Paris – chính thức hiện diện tại Takashimaya (Tầng 1). Sự kiện khai trương mang đến không gian trải nghiệm chuẩn Parisienne cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn dành cho giới yêu hương tại Việt Nam.

Michael Kors Pour Homme & Pour Femme – Khi mùi hương nói thay khí chất

Không phải ai cũng thích nói nhiều về bản thân. Có những người chỉ cần một ánh nhìn, một nụ cười, hay… một mùi hương. Michael Kors Pour Homme & Pour Femme là dành cho những người như thế – những người để mùi hương nói hộ khí chất của mình. Không ồn ào, không khoa trương. Chỉ đơn giản là hiện diện, và khiến người khác phải để tâm.

“Nguyệt Hoa – Moonlit Blossoms” vẻ đẹp mong manh của BST bánh Trung Thu từ Mia Luxury Collection

Vẻ đẹp thiên nhiên vốn mong manh – như đóa hoa chóng tàn hay ánh trăng bị áng mây che khuất – dễ dàng bị lướt qua và lãng quên nếu ta không trân trọng. Tình thân cũng vậy, giữa nhịp sống hối hả, sự gắn kết thiêng liêng đôi khi bị bỏ quên. Trung Thu này, Mia Luxury Collection gửi gắm câu chuyện sống chậm và yêu thương qua bộ sưu tập hộp bánh “Nguyệt Hoa”, thấm đượm chất thơ và sự gắn kết.

Uỷ ban Du lịch Tam Á chính thức khởi động chiến dịch quảng bá du lịch 2025

Theo định hướng tập trung phát triển du lịch quốc tế, Ủy ban Du lịch Tam Á công bố khởi động chuỗi Sự kiện quảng bá du lịch Tam Á 2025 tại Đông Nam Á. Sự kiện này tận dụng lợi thế từ việc mở các đường bay thẳng từ Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội đến Tam Á, cùng với tuyến bay hành khách của Cảng Thương mại Tự do Hải Nam, kết nối Phnom Penh – Tam Á – Singapore, nhằm tăng tốc mở rộng thị trường khách du lịch inbound.

Meliá Danang Beach Resort giới thiệu đêm tiệc “Iron Chef Dinner by Michael Bảo Huỳnh” với chủ đề Taste of Indochine dịp Lễ 2/9.

Ẩm thực, dưới bàn tay của một nghệ sĩ đích thực, không chỉ là sự thỏa mãn vị giác mà còn là hội họa, là ngôn ngữ, là ký ức sống động được khắc họa qua từng nguyên liệu và cảm xúc.

Moschino Toy 2 – Mềm mại không có nghĩa là yếu đuối

Nữ tính không còn là chiếc váy xoè, một đôi mắt ướt hay cái cúi đầu e dè. Với thế hệ Gen Z, nữ tính có thể là một cái nhún vai tự tin, là ánh mắt nhìn thẳng, là cách bạn biết mình cần gì – và không ngại thể hiện điều đó.

Chuỗi hoạt động mừng 2/9 tại các khách sạn và khu nghỉ dưỡng Fusion

Chào mừng Ngày Quốc Khánh Việt Nam 02/09, các khu nghỉ dưỡng và khách sạn Fusion tại Huế, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Bình Dương… đã chuẩn bị nhiều hoạt động văn hóa, ẩm thực và trải nghiệm nghỉ dưỡng wellness độc đáo dành chu du khách.

Pha lê của cảm xúc – Versace Bright Crystal và những khoảnh khắc khiến tim bạn rung động

Có những mùi hương không chỉ chạm nhẹ qua da, mà còn khắc sâu vào ký ức như một kỷ niệm khiến trái tim bạn xao động. Versace Bright Crystal chính là thứ hương thơm ấy: trong trẻo, quyến rũ và nữ tính, mang đến cảm giác thuần khiết nhưng đầy sức mạnh, như ánh sáng pha lê phản chiếu muôn màu.