MENANDLIFE AWARDS 2024
MENANDLIFE AWARDS 2024

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email chính là: viết quá nhiều.

CEO Linked In chia sẻ 3 bước trả lời email thông minh cho những tình huống căng thẳng

Jeff Weiner – CEO Linked In. Ảnh: linkedin.com

Trong cuộc phỏng vấn gần đây với tờ CNBC, Jeff Weiner – CEO mạng xã hội nghề nghiệp lớn nhất thế giới Linked In đã chia sẻ những suy nghĩ của ông về nhiều chủ đề kinh doanh khác nhau, trong đó có những điều ông học được về giao tiếp qua email sau nhiều năm làm việc.

Cụ thể, Jeff Weiner nêu lên một trong những điểm sai lớn nhất mà phần lớn chúng ta đều mắc phải khi trả lời email. Đó chính là: viết quá nhiều.

“Chúng ta thường dễ bỏ qua những yếu tố quan trọng như sự rõ ràng, súc tích khi viết mail. Một email càng dài và phức tạp thì càng nhiều câu hỏi sẽ được dấy lên nơi người nhận. Mọi người sẽ đang trông đợi vào các phản hồi tiếp nối nên bạn sẽ phải gửi nhiều email hơn. Rồi các phản hồi khác gửi về, và bạn lại tiếp tục quá trình trao đổi ấy", Weiner nhìn nhận.

Trong chuỗi email phản hồi qua lại ấy, theo Weiner, chúng ta đều rất dễ mắc phải một lỗi trong khi trả lời email. Đó chính là gửi đi những nội dung có tính "khiêu khích". Đó có thể là khi chúng ta nhận được một email và cảm giác bị tấn công vì một điểm nội dung nào đó trong mail. Và rồi chúng ta lập tức soạn ra một bức thư phản hồi đầy cảm xúc, và luận điểm để bảo vệ bản thân. Hoặc, có khi chúng ta cũng vô tình tạo cho người khác cảm giác bị tấn công khi không nhận thức được tác động của những điều mình viết trong email.

Vậy giải pháp là gì?

“Hãy nhấc điện thoại lên”, Weiner nói.

“Thông thường, có những tình huống căng thẳng xảy ra, mọi người sẽ gửi email để thể hiện ý kiến của bản thân. Tuy nhiên, họ lại không đủ tỉnh táo để rà soát những suy nghĩ của riêng mình. Vì vậy, rất có thể trong nội dung email gửi đi có những câu từ sẽ “kích nổ” cảm giác bực bội hoặc căng thẳng từ người nhận. Và sau đó, hàng loạt những email căng thẳng tiếp tục được gửi qua lại, cho đến khi một trong các bên lên tiếng rằng “hãy bàn chuyện này trực tiếp với nhau”. Trong các tình huống tương tự, điều tốt nhất là trực tiếp trao đổi với nhau, thay vì qua email, để bạn có thể hiểu vì sao đối phương lại tức giận hoặc căng thẳng. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn”.

Lời khuyên của Weiner không chỉ liên quan đến cách thức xử lý công việc thông minh, đó còn là một khía cạnh trong phát triển trí thông minh cảm xúc nơi mỗi cá nhân.

Vậy, khi nào thì chúng ta nên dùng email? Khi nào thì điện thoại hoặc gặp trực tiếp sẽ tốt hơn? Nếu bạn còn băn khoăn với những câu hỏi này thì hãy tham khảo ba bước xử lý sau:

1.    Viết email và lưu nháp

Trong những tình huống căng thẳng, hãy soạn email nhưng không gửi chúng đi. Việc viết ra tất cả những suy nghĩ hiện có bên trong bạn vào email hoặc ra giấy đều giúp bạn có thể nhìn nhận suy nghĩ của bản thân tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tìm ra cách diễn giải chính xác ý định của mình trong email gửi đi.

2.    Sau đó, hãy xem lại bản nháp của email vừa soạn

Nếu cuộc thảo luận đang ở hồi cấp thiết, hãy dành ít nhất 5 phút tạm ngưng email. Bạn có thể ra ngoài hít thở hoặc uống một cốc nước rồi quay trở lại đọc bản nháp email vừa soạn một lần nữa. Ngay cả khi bạn chỉ dành 5 phút tạm dừng giữa lúc căng thẳng thì 5 phút ấy cũng sẽ tạo nên một khác biệt rất lớn.

Trong trường hợp không quá khẩn cấp, hãy cho bản thân vài giờ hoặc thậm chí một ngày thoát khỏi vòng xoay của cuộc thảo luận để bình tĩnh lại.

3.    Đọc lại bản nháp email với tâm thế người nhận

Khi đọc lại, hãy tự hỏi những câu sau:

•    Tôi có đang viết dài dòng không?

•    Email này có điểm nào mơ hồ, chưa rõ ý không?

•    Email này liệu có dấy lên nhiều câu hỏi hơn là đưa ra câu trả lời xác đáng không?

•    Liệu có thông tin nào trong email này có thể bị diễn giải theo hướng sai lệch, có thể làm người đọc nghe như tôi đang giận dữ, cảm xúc hoặc suồng sã không?

•    Có thông tin thừa nào tôi có thể xóa khỏi nội dung email không?

•    Liệu lúc này nhấc điện thoại hoặc đến gặp trực tiếp sẽ giúp truyền thông được tốt hơn không?

Sau ba bước trên, bạn có thể quyết định được có nên gửi email đã soạn đi không. Hãy nhớ, email cần có nội dung súc tích, sáng tỏ hết mức có thể. Thực tế, nếu bạn vẫn chưa quyết định được lúc này nên trao đổi qua mail hay điện thoại thì chỉ cần gửi đi một nội dung ngắn gọn rằng:

Chào (tên người nhận), chúng ta cần trao đổi thêm về (nội dung vấn đề). Tôi có thể gọi cho anh/chị lúc này được không?

Kết

Bất kể bạn muốn hay không muốn thì email và tin nhắn vẫn là một hình thức liên lạc cần thiết. Vì vậy, hãy học cách sử dụng chúng phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân rất nhiều thời gian lẫn năng lượng khi làm việc.

Theo Doanh nhân Sài Gòn



Bình Luận

LOEWE và nghệ thuật kể chuyện bằng hương

Nước hoa không chỉ là một món phụ kiện – đó là bản thể vô hình, nơi mùi hương kể những câu chuyện mà lời nói không thể chạm tới. Với tinh thần thủ công Tây Ban Nha và nét đương đại đặc trưng, LOEWE tạo nên những mùi hương mang chiều sâu cảm xúc và cá tính riêng biệt. Dưới đây là ba dấu ấn tiêu biểu trong hành trình ấy.

NISHANE và hương thu lặng lẽ trên làn da

Khi tiết trời se lạnh của mùa thu len lỏi vào từng góc phố, những tầng hương tinh tế từ NISHANE trở thành người bạn đồng hành hoàn hảo. Ba tuyệt phẩm HUNDRED SILENT WAYS X, WŪLÓNG CHÁ và ANI là lời thì thầm dịu dàng dành cho mùa đẹp nhất trong năm.

ATELIER DES ORS: Hương thu chạm đến tâm hồn

Khi gió se se chạm vào làn da và mặt trời thôi chói gắt, mùa thu mở ra như một khoảng lặng dịu dàng giữa dòng thời gian. Đó cũng là lúc những tầng hương sâu lắng nhất cất tiếng. Với Atelier Des Ors, thu không chỉ là mùa – mà là cảm xúc được lắng đọng thành mùi hương.

LOEWE Perfumes: Chạm vào cảm xúc qua từng lớp hương

Tháng 8 – mùa chuyển mình giữa rực rỡ của hạ và dịu dàng của thu. Khi nắng không còn quá gắt, nhưng vẫn đủ ấm để lan tỏa một lớp hương riêng. Đây là khoảnh khắc lý tưởng để bạn viết nên một câu chuyện mới – bằng hương thơm.

The Merchant of Venice: Đánh Thức Mùa Thu Qua Từng Làn Hương

Có những mùa không cần ồn ào để hiện diện – chỉ cần một làn gió thoảng qua, một chiếc lá rơi chạm vai áo. Và cũng có những mùi hương không cần lên tiếng để được nhớ đến, vì bản thân nó đã là mùa thu – nhẹ, ấm, và chạm sâu vào ký ức.

Perris Monte Carlo – Nghệ thuật hương thơm từ thiên nhiên

Ẩn sâu trong những tầng hương là câu chuyện về thiên nhiên ở trạng thái nguyên bản nhất – nơi cỏ cây, thảo mộc, gỗ và hương hoa được thêu dệt bằng cảm xúc và ký ức. Ba mùi hương: Patchouli Nosy Be, Cacao Aztèque và Vanille de Tahiti là ba hành trình cảm giác – từ nét hoang dã nồng nàn của đất, đến chiều sâu bí ẩn của nghi lễ cổ, rồi khẽ chạm vào sự thanh thoát trong trẻo nơi miền nhiệt đới xa xôi.

Somerset Ho Chi Minh City: Điểm đến lý tưởng đầu thu với gói ưu đãi đặc biệt

Ngay giữa trung tâm Sài Gòn sôi động, Somerset Ho Chi Minh City mang đến không gian sống xanh yên tĩnh, tiện nghi hiện đại và dịch vụ chu đáo với gói ưu đãi đặc biệt. Đây chính là nơi lý tưởng để bạn tận hưởng kỳ nghỉ cùng gia đình, tái tạo năng lượng cho công việc, hoặc đơn giản là một chốn nghỉ ngơi, “đổi gió” trong những ngày đầu thu.

Tinh túy Tây Ban Nha trong từng làn hương LOEWE

Từ năm 1846, LOEWE đã ghi dấu ấn như một biểu tượng của thủ công cao cấp Tây Ban Nha. Không chỉ nổi bật trong thế giới thời trang và da thuộc, LOEWE dưới bàn tay Jonathan Anderson đã thổi một làn gió mi vào lĩnh vực nước hoa – nơi mùi hương được xem như một ngôn ngữ kể chuyện độc đáo, phản ánh cá tính, cảm xúc và lối sống của người dùng.

Vedan Việt Nam khẳng định vai trò doanh nghiệp thực phẩm tiêu biểu tại Vietfood & Beverage - ProPack Vietnam 2025

Trong khuôn khổ khai mạc Triển lãm Quốc tế Vietfood & Beverage - ProPack Vietnam 2025, diễn ra tại Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC) ngày 7/8/2025, Công ty CPHH Vedan Việt Nam đã chính thức tham gia với quy mô đầu tư bài bản, ghi dấu ấn đậm nét về một thương hiệu có tầm nhìn chiến lược và cam kết đồng hành cùng ngành thực phẩm - đồ uống Việt Nam trên hành trình phát triển bền vững.

Vedan chuyên nghiệp hóa trải nghiệm thương hiệu tại Vietfood & Beverage - ProPack Vietnam 2025

Tại Triển lãm Vietfood & Beverage - ProPack Vietnam 2025 diễn ra ngày 7/8/2025, Vedan Việt Nam đã đánh dấu sự hiện diện mạnh mẽ thông qua một không gian triển lãm được thiết kế đồng bộ, chuyên nghiệp, và mang tính tương tác cao.

IHG Hotels & Resorts ra mắt khu nghỉ dưỡng quốc tế đầu tiên tại tỉnh Quảng Trị (Quảng Bình cũ), Việt Nam

IHG Hotels & Resorts chính thức khai trương voco Quảng Bình Resort By IHG, khu nghỉ dưỡng quốc tế đầu tiên tại Quảng Bình (nay là tỉnh Quảng Trị) và cũng là điểm dừng chân thứ hai của thương hiệu voco tại Việt Nam, sau voco Ma Belle Đà Nẵng – By IHG ra mắt năm 2023.

Hotel Indigo Saigon The City ra mắt tặng phẩm Trung Thu đầu tiên

Trong mùa trăng đầu tiên kể từ ngày chính thức khai trương, Hotel Indigo Saigon The City tự hào giới thiệu Cà-Moon, tặng phẩm Trung Thu đầu tiên của khách sạn. Một sáng tạo lấy cảm hứng từ hình ảnh chiếc cà-mên cơm thân thuộc, vật dụng từng gắn liền với bao bữa ăn đong đầy yêu thương của người Việt, nay được tái hiện với vẻ ngoài sang trọng và tinh tế để gửi gắm tinh thần của Tết Đoàn Viên theo một cách rất riêng, rất Sài Gòn.

Khởi động giải golf thiện nguyện Hoiana Brighter Path Charity Invitational 2025

Ngày 20/09/2025 sắp tới, giải golf thiện nguyện Hoiana Brighter Path Charity Invitational với chủ đề “Mở đường đến Tương lai” sẽ chính thức diễn ra tại Hoiana Shores Golf Club (HSGC).

Những xu hướng thời trang nam bùng nổ năm 2025

Tham khảo những xu hướng nổi bật của 2025 để bứt phá với lựa chọn thời trang mang đậm dấu ấn cá nhân.

Những tuyệt phẩm đồng hồ cho quý ông

Từ những cỗ máy cơ học phức tạp đến thiết kế tối giản mang tinh thần đương đại, mỗi tuyệt phẩm đồng hồ là một tuyên ngôn thầm lặng nhưng mạnh mẽ trên cổ tay của quý ông.

Bánh trung thu Intercontinental Nha Trang: Sự giao hòa giữa nghệ thuật thủ công và tinh thần đoàn viên

Mùa trăng năm nay, InterContinental Nha Trang trân trọng giới thiệu hộp bánh trung thu phiên bản giới hạn 2025 – sự giao hòa giữa nghệ thuật thủ công và tinh thần đoàn viên đầy cảm xúc.

4711 - Nghệ thuật nước hoa Cologne từ thế kỷ 18

Suốt hơn hai thế kỷ, 4711 – một trong những thương hiệu nước hoa lâu đời nhất thế giới – đã trở thành biểu tượng của sự sảng khoái và thanh sạch trong nghệ thuật chế tác hương thơm. Không ngừng đổi mới trên nền tảng di sản, 4711 không chỉ giữ vững danh tiếng với dòng Original Eau de Cologne huyền thoại, mà còn tiếp tục mở rộng trải nghiệm khứu giác hiện đại qua các sáng tạo thuộc bộ sưu tập Acqua Colonia.

Khi ngôn ngữ không còn là rào cản

Du lịch, làm việc, hay kết bạn xuyên biên giới - mọi hành trình đều trở nên suôn sẻ hơn khi bạn không còn bị ngôn ngữ cản bước. Với sự xuất hiện của Timekettle T1, chiếc máy phiên dịch cầm tay nhỏ gọn nhưng mạnh mẽ, việc giao tiếp bằng ngôn ngữ khác giờ đây đơn giản như một cuộc trò chuyện thường ngày.